Come creare tessere associative con Word: conviene davvero?

Se gestisci un'associazione, probabilmente almeno una volta hai pensato di creare le tessere associative con Microsoft Word. Dopotutto è un programma che quasi tutti conoscono e permette di realizzare facilmente un layout personalizzato.

Il problema arriva quando bisogna creare decine o centinaia di tessere, aggiornarle ogni anno e gestire nuovi iscritti. Quello che inizialmente sembra un risparmio può trasformarsi in molte ore di lavoro e in una gestione poco efficiente.

I problemi delle tessere associative create con Word

Prima di vedere come crearle, è importante capire quali sono gli svantaggi di questa soluzione.

• Ogni tessera va compilata manualmente.
• Basta un errore di battitura per dover ristampare tutto.
• Ogni rinnovo richiede la modifica delle singole tessere.
• Non esiste un archivio centralizzato dei soci.
• Serve acquistare cartoncini, inchiostro e spesso una plastificatrice.
• Ogni nuovo socio richiede la creazione di una nuova tessera da zero.
• Se cambi il logo o i dati dell'associazione, bisogna aggiornare tutte le tessere manualmente.
• I soci non possono avere la tessera sempre disponibile sullo smartphone.
• È difficile sapere rapidamente chi ha rinnovato e chi no.
• Più cresce l'associazione, più cresce il tempo dedicato alla burocrazia.

In pratica, Word funziona bene per creare un documento. Molto meno quando deve diventare uno strumento di gestione associativa.

Quanto costa davvero creare le tessere a mano?

Facciamo un esempio realistico.

Un'associazione con 300 soci impiega mediamente circa 2 minuti per preparare, controllare, stampare e rifinire ogni tessera.

Significa circa 10 ore di lavoro.

Se attribuiamo al tempo un valore di soli 15 € all'ora, il costo del lavoro diventa:

• 10 ore × 15 € = 150 €

A questi bisogna aggiungere:

• cartoncini
• stampa
• inchiostro
• plastificazione
• eventuali ristampe dovute agli errori

Alla fine il "fai da te" non è più così economico.

Con una cifra simile sarebbe stato possibile investire in una soluzione digitale che avrebbe eliminato quasi completamente queste attività ripetitive, permettendo di recuperare quelle 10 ore ogni anno.

Quelle ore possono essere dedicate a ciò che conta davvero:

• organizzare eventi;
• trovare nuovi soci;
• cercare sponsor;
• preparare attività;
• migliorare i servizi offerti dall'associazione.

Come creare tessere associative con Word

Se desideri comunque utilizzare Word, questi sono i passaggi principali.

Preparare il modello

• crea un nuovo documento;
• imposta le dimensioni della tessera;
• inserisci il logo dell'associazione;
• aggiungi i colori sociali;
• crea gli spazi per:
  • nome e cognome;
  • numero tessera;
  • anno associativo;
  • eventuale ruolo.

Personalizzare ogni tessera

Successivamente dovrai:

• duplicare il modello;
• modificare manualmente i dati del socio;
• stampare;
• ritagliare;
• eventualmente plastificare.

Per poche tessere può essere sufficiente. Per associazioni con decine o centinaia di soci, il processo diventa rapidamente molto impegnativo.

Eventualmente, noi di tessere associative, abbiamo anche preparato un template gratis di tessera associativa su Microsoft Word

La soluzione più semplice: le tessere associative digitali

Negli ultimi anni sempre più associazioni stanno scegliendo le tessere associative digitali.

Con una piattaforma dedicata è possibile:

• creare le tessere automaticamente;
• inviarle ai soci in pochi secondi;
• evitare stampa e plastificazione;
• avere sempre l'elenco dei soci aggiornato;
• gestire rinnovi e iscrizioni in un unico posto;
• ridurre quasi completamente gli errori manuali.

Molte associazioni raccontano di aver recuperato oltre 100 ore di lavoro nell'arco di pochi mesi, semplicemente eliminando la gestione cartacea e automatizzando le attività ripetitive.

Anche il gestionale Tessere Associative permette di creare e gestire facilmente le tessere associative digitali, semplificando iscrizioni, rinnovi e archivio soci in un'unica piattaforma. Puoi approfondire tutte le funzionalità su https://www.tessere-associative.it/.

Conclusione

Creare tessere associative con Word è sicuramente possibile, ma oggi rappresenta soprattutto una soluzione temporanea.

Quando il numero dei soci cresce, aumentano anche il tempo necessario, gli errori e i costi di gestione.

Investire in una soluzione digitale significa ridurre il lavoro amministrativo, risparmiare denaro nel lungo periodo e offrire ai soci un servizio più moderno.

In fondo, le 10 ore spese ogni anno per creare manualmente le tessere possono diventare 10 ore da dedicare alla crescita dell'associazione, ai volontari e alle attività che fanno davvero la differenza.