Creare tessere associative in un attimo: come farlo con Tessere Associative
Preparare le tessere dei soci dovrebbe essere un'attività semplice. In molte associazioni, invece, richiede ore di lavoro tra file Excel, controlli manuali e continue modifiche. Vediamo come velocizzare tutto il processo utilizzando Tessere Associative.
Chi gestisce un'associazione conosce bene quella situazione: iniziano i rinnovi, arrivano nuovi iscritti e qualcuno chiede subito la propria tessera. Sulla carta sembra un'attività veloce. In pratica bisogna verificare il pagamento, controllare i dati anagrafici, preparare la tessera e assicurarsi che tutto sia corretto.
Quando i soci aumentano, anche un'operazione apparentemente semplice può trasformarsi in una perdita di tempo quotidiana.
Il lavoro non è creare la tessera, ma gestire tutto quello che viene prima
Molte associazioni pensano che il problema sia stampare o inviare la tessera. In realtà il tempo si perde prima.
Facciamo un esempio. Un circolo con 180 soci apre la campagna rinnovi. Alcuni pagano subito, altri dopo qualche giorno, qualcuno comunica un nuovo numero di telefono, altri chiedono di correggere il cognome o l'indirizzo email.
Ogni modifica comporta nuovi controlli.
Se le informazioni sono distribuite tra fogli Excel, documenti cartacei e file diversi, preparare una semplice tessera significa cercare continuamente i dati giusti.
Ed è qui che iniziano gli errori:
- viene utilizzata una vecchia anagrafica;
- una tessera viene preparata prima che il rinnovo sia completato;
- si perde tempo a verificare informazioni già controllate in passato.
Il risultato è sempre lo stesso: più soci ci sono, più aumenta il lavoro amministrativo.
Quando la gestione manuale inizia a rallentare tutta l'associazione
Per una piccola associazione con poche decine di iscritti un sistema manuale può ancora sembrare sufficiente.
Il problema arriva quando le attività aumentano.
Le richieste dei soci diventano continue, i rinnovi si concentrano nello stesso periodo dell'anno e il consiglio direttivo deve dedicare tempo anche all'organizzazione degli eventi, alla comunicazione e alla vita associativa.
Continuare a preparare ogni tessera come un'attività separata significa interrompere continuamente il lavoro per recuperare dati, verificare pagamenti e controllare se tutto è stato aggiornato.
Non è la creazione della tessera a richiedere tempo.
Sono tutti i passaggi intermedi.
Con Tessere Associative la tessera nasce dai dati già presenti
La differenza sta nell'organizzazione delle informazioni.
Con Tessere Associative, ad esempio, anagrafica del socio, stato del tesseramento e tessera digitale possono essere gestiti nello stesso sistema.
Questo significa che non serve copiare continuamente dati da un programma all'altro o ricrearli ogni volta.
Quando tutte le informazioni sono già aggiornate, creare una tessera diventa una naturale conseguenza della gestione del socio, non un'attività da affrontare separatamente.
In questo modo diminuiscono anche gli errori dovuti alle trascrizioni manuali e ai continui controlli.
Meno tempo dedicato alla burocrazia, più tempo per l'associazione
Ogni minuto risparmiato nelle attività ripetitive può essere dedicato a ciò che conta davvero.
Un presidente dovrebbe poter organizzare iniziative, incontrare i soci e far crescere l'associazione, non trascorrere ore a cercare dati in archivi diversi.
Lo stesso vale per segretari e volontari, che spesso dedicano il proprio tempo libero alla gestione amministrativa.
Digitalizzare la creazione delle tessere non significa soltanto eliminare qualche passaggio.
Significa rendere più semplice tutto il processo di gestione dei soci.
Quando arriva un nuovo iscritto o un rinnovo, le informazioni sono già organizzate e facilmente consultabili. La tessera può essere gestita senza ripetere sempre le stesse operazioni.
Un piccolo cambiamento che semplifica il lavoro ogni giorno
Molte associazioni continuano a utilizzare strumenti che funzionavano bene quando i soci erano pochi.
Con il tempo, però, aumentano le iscrizioni, le richieste e le attività da seguire.
È in quel momento che conviene ripensare il modo in cui vengono gestite le tessere associative.
Semplificare questo processo non significa cambiare il modo di fare associazione. Significa eliminare attività ripetitive che non portano valore e ridurre il rischio di errori.
Con Tessere Associative è possibile gestire i dati dei soci e le tessere digitali all'interno dello stesso ambiente, rendendo molto più rapido un lavoro che, affrontato manualmente, può richiedere molto più tempo del necessario.
Conclusione
Creare tessere associative non dovrebbe essere una delle attività che occupano gran parte del tempo di chi gestisce un'associazione.
Quando dati anagrafici, stato del tesseramento e tessera sono gestiti in modo organizzato, il processo diventa più veloce, più preciso e molto meno stressante.
La tecnologia, in questo caso, non sostituisce il lavoro delle persone: elimina semplicemente i passaggi inutili, permettendo all'associazione di concentrarsi sulle proprie attività e sui propri soci.
Risorse: