Le domande più frequenti sulle tessere associative digitali

L'idea sembra semplice: invece di stampare e consegnare una tessera fisica, il socio può avere una tessera associativa digitale.

Poi arrivano le domande.

"Come la riceve?" "E se perde il telefono?" "Possiamo continuare a usare anche quelle cartacee?" "Come facciamo con i soci meno abituati alla tecnologia?"

Sono dubbi comprensibili, soprattutto per un'associazione che per anni ha gestito il tesseramento con tessere stampate, raccoglitori e consegne di persona.

Vediamo quindi le domande più frequenti sulle tessere associative digitali, partendo dagli aspetti che interessano davvero a chi deve gestirle ogni giorno.

Che cos'è una tessera associativa digitale?

Una tessera associativa digitale è la versione elettronica della tessera utilizzata per identificare il socio e rappresentare la sua appartenenza all'associazione.

La differenza più evidente rispetto alla tessera tradizionale è il supporto: invece di essere necessariamente stampata su carta o plastica, può essere visualizzata attraverso un dispositivo digitale.

Ma il vantaggio organizzativo non sta semplicemente nel sostituire un pezzo di plastica con uno schermo.

Il punto interessante emerge quando la tessera digitale viene collegata alla gestione del tesseramento. In questo modo la tessera non è più un elemento separato dall'anagrafica del socio, ma può diventare parte dello stesso processo.

Perché un'associazione dovrebbe passare alle tessere digitali?

Pensiamo a cosa succede con le tessere fisiche.

Arrivano i rinnovi. Bisogna verificare le posizioni dei soci, preparare le nuove tessere, stamparle e consegnarle. Qualcuno non passa in sede per settimane. Qualcun altro perde la propria tessera dopo poco tempo e ne chiede un'altra.

Ogni singola operazione è semplice. È la loro somma a creare lavoro.

Con una tessera digitale vengono eliminati alcuni dei passaggi legati alla produzione e alla gestione materiale della tessera.

Per un'associazione con 30 soci potrebbe non sembrare una grande differenza. Immaginiamo però un circolo con 400 iscritti che deve gestire gran parte dei rinnovi nello stesso periodo: anche pochi minuti risparmiati su ciascuna operazione possono rendere il processo molto più ordinato.

La tessera digitale sostituisce sempre quella cartacea?

Non necessariamente.

La scelta tra tessera digitale e fisica non deve diventare una questione ideologica. L'obiettivo è semplificare il tesseramento, non costringere l'associazione ad adottare un metodo meno pratico per i propri soci.

Ci possono essere realtà nelle quali mantenere entrambe le possibilità ha senso.

Un'associazione potrebbe, ad esempio, utilizzare prevalentemente le tessere digitali e continuare a gestire una soluzione fisica nei casi in cui sia effettivamente necessaria.

La cosa importante è evitare che la doppia modalità generi due archivi separati e due procedure completamente diverse. Altrimenti il tentativo di semplificare rischia di produrre l'effetto opposto.

Come riceve la tessera digitale il socio?

Dipende dal sistema utilizzato dall'associazione.

L'aspetto da valutare non è soltanto il formato della tessera, ma l'intero percorso che porta dalla registrazione del socio alla disponibilità della tessera.

Una buona procedura dovrebbe ridurre il più possibile i passaggi manuali.

Se, per esempio, per ogni rinnovo il segretario deve creare un file, salvarlo, cercare l'indirizzo email del socio e inviarlo manualmente, una parte consistente del lavoro rimane.

È quindi utile valutare la tessera digitale insieme allo strumento utilizzato per gestire soci e tesseramenti, anziché considerarla come un elemento isolato.

Cosa succede se il socio perde o cambia telefono?

È una delle preoccupazioni più naturali quando si passa dal supporto fisico a quello digitale.

Con una tessera tradizionale il problema è evidente: se viene persa, bisogna eventualmente produrne e consegnarne un'altra.

Con una tessera digitale, invece, la gestione dipende dal sistema attraverso cui viene resa disponibile al socio. Il cambio o la perdita del dispositivo non dovrebbe essere confuso con la perdita definitiva delle informazioni relative al tesseramento.

Ed è proprio qui che diventa importante avere i dati del socio centralizzati.

La tessera dovrebbe essere una rappresentazione della posizione del socio, non l'unico posto in cui quella posizione esiste.

E se alcuni soci non sono pratici con smartphone e strumenti digitali?

È probabilmente una delle obiezioni più frequenti.

Ed è anche una domanda utile, perché digitalizzare un processo non significa ignorare le persone che dovranno utilizzarlo.

Prima di cambiare sistema conviene quindi osservare la propria base associativa. Se alcuni soci hanno difficoltà, si può prevedere un periodo di transizione oppure mantenere una modalità alternativa per situazioni specifiche.

Non serve trasformare la consegna di una tessera in un corso di informatica.

La tecnologia funziona quando elimina passaggi, non quando ne aggiunge di nuovi.

Le tessere associative digitali semplificano anche i rinnovi?

È uno degli aspetti in cui la digitalizzazione può diventare particolarmente utile.

Con una gestione tradizionale, rinnovo e tessera rischiano di diventare due attività distinte.

Prima si registra che il socio ha rinnovato. Poi bisogna occuparsi della tessera.

Se le informazioni sul socio, lo stato del tesseramento e la tessera digitale fanno invece parte dello stesso sistema, ci sono meno operazioni separate da gestire.

Con Tessere Associative, ad esempio, anagrafica, stato del tesseramento e tessera digitale possono essere gestiti nello stesso ambiente.

Questo diventa particolarmente utile nei periodi in cui arrivano molti rinnovi contemporaneamente: invece di mantenere un file per i soci, controllare separatamente lo stato del tesseramento e gestire le tessere con un'altra procedura, le informazioni rimangono centralizzate.

Conclusione

Le tessere associative digitali non sono interessanti semplicemente perché eliminano una tessera di plastica o di carta.

Il vantaggio più concreto emerge quando permettono di ridurre il numero di operazioni necessarie per gestire ogni socio.

Meno file da preparare. Meno tessere da produrre e consegnare. Meno informazioni sparse tra strumenti diversi.

Prima di adottarle, quindi, vale la pena non chiedersi soltanto "come sarà la nuova tessera?".

La domanda più utile è un'altra: "quanti passaggi possiamo eliminare dal nostro tesseramento?"

È da quella risposta che si capisce se la digitalizzazione sta davvero semplificando il lavoro dell'associazione.